Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Euroopan unioni - Euroopan sosiaalirahasto
Vipuvoimaa EU:ltä 2014-2020

Vesku-hankkeen tietosuojaseloste

Päivitetty 26.11.2021

1. Rekisterinpitäjä

Silta-Valmennusyhdistys ry (Y-tunnus 1618557-2) 

Vehnämyllynkatu 4, 33560 Tampere

p. 044 0624 050, fax 03 3561 449

 

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilöt

Marja Kervinen, projektipäällikkö, VESKU-hanke, p. 040 153 1960

Mira Roine, tietosuojavastaava, kehittämispäällikkö, p. 040 868 2127

 Vehnämyllynkatu 4, 33560 Tampere

 

3. Hankkeen toteuttajat

Silta-Valmennusyhdistys ry 
Tampereen aikuiskoulutuskeskus (TAKK) 
Vates -säätiö sr

 4. Rekisterin nimi

Vesku-hankkeen asiakasrekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Keräämme asiakkaidemme henkilötietoja hankkeen asiakassuhteiden hoitamisen tueksi ja palvelun toteuttamiseksi. Lisäksi keräämme tietoa hankkeen kehittämistä ja seurantaa varten Euroopan sosiaalirahaston (ESR) ohjeistusten mukaisesti. ESR Henkilö –rekisteriseloste: https://www.rakennerahastot.fi/documents/10179/630592/ESR-henkil%C3%B6rekisterin+tietosuojaseloste/546cb1e6-51db-44c5-9b4e-654ec6218103.

Emme kerää tietoja markkinointitarkoituksiin.  Tietojen käsittelyn perusteena on asiakkaan suostumus ja lakisääteinen velvoite. Henkilötietoja käsitellään asiakkaan suostumuksella. Asiakkaita informoidaan oikeudesta tarkistaa heitä koskevat tiedot.

Keskeinen lainsäädäntö:

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679

 

6. Rekisterin tietosisältö

VESKU-hankkeen asiakasrekisteriä varten kerätään seuraavia tietoja asiakkaista.

  • Euroopan sosiaalirahaston hallintoa varten ESR-lomakkeilla pyydettävät tiedot
    • Asiakkaan perustiedot
        • nimitiedot
        • syntymäaika
        • henkilötunnus
        • sukupuoli
        • yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti)
    • Asiakkaan taustatiedot
      • työllisyystilanne
      • koulutustausta
      • muut mahdolliset taustatekijät
  • Lisäksi asiakkaan oma valmentaja kerää asiakkaan suostumuksella tietoja asiakkaasta ohjaustyön toteuttamiseksi. Tällaisia ovat muun muassa asiakkaan nimi- ja yhteystiedot, tiedot asiakkaan koulutus- ja työtilanteesta sekä muut asiakkaan ohjaustyöhön vaikuttavat tiedot.

7. Säännönmukaiset tieto­lähteet

Asiakkaita koskevat tiedot kerätään asiakkailta itseltään asiakkaan suostumuksella. Lisäksi asiakkaan suostumuksella asiakkaan tietoja (nimi ja yhteystiedot sekä lyhyt kuvaus asiakkaan yleistilanteesta) VESKU-hankkeen valmentajalle voivat antaa myös työllisyyden kuntakokeilun omavalmentajat.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

VESKU -hankkeessa kerättyjen ESR-lomakkeiden tiedot luovutetaan ESR (Euroopan sosiaalirahasto) -hallinnolle hankkeen seurantaa varten ESR Henkilö -järjestelmän kautta. Lomakkeiden sisältö on kuvattu kohdassa 5. Rekisterin tietosisältö. ESR-hallinto on sitoutunut noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. ESR-tietosuojaselosteen voi lukea linkistä: http://www.rakennerahastot.fi/documents/10179/630592/ESR-henkil%C3%B6rekisterin+tietosuojaseloste/546cb1e6-51db-44c5-9b4e-654ec6218103

ESR:n lisäksi hankkeen asiakasrekisteriin kerättäviä asiakastietoja ei luovuteta eteenpäin. Tietoihin pääsevät käsiksi Silta-Valmennusyhdistys ry:ssä työskentelevät VESKU-hankkeen työntekijät. Mikäli asiakkaan tietoja on tarpeellista luovuttaa muille tahoille, tehdään se asiakkaan suostumuksella ja  ainoastaan siinä laajuudessa, kun se on välttämätöntä asiakkaan palvelun toteuttamiseksi ja hanketyön edistämiseksi. Asiakas voi antaa luvan tietojen luovutukseen erillisellä suostumuslomakkeella tai suullisesti. Asiakkaalla on myös oikeus kieltää tietojen luovuttaminen yhteistyötahoille. 

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakastietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

10. Rekisterin suojauksen peri­aatteet

VESKU-hankkeessa kerättävät asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Kerättäviä tietoja käsittelevät ne hankkeen työntekijät, joiden työtehtävien kannalta henkilötietojen käsittely on tarpeellista.  Tietoihin on pääsy vain hankkeen asiakastyössä toimivilla valmentajilla ja projektipäälliköllä, ja tiedot on suojattu salasanoin ja käyttäjätunnuksin. Ulkopuolisilla ei ole mahdollisuutta päästä käsiksi tallennettuihin tietoihin.

Asiakkaiden henkilötietoja sisältävät dokumentit on talletettu lukolliseen kaappiin, jonka sisältöön ulkopuoliset eivät pääse käsiksi. Myös Euroopan sosiaalirahastoa varten kerätyt lomakkeet säilytettään lukitussa kaapissa. ESR-lomakkeissa kerättyjä tietoja säilytetään 10 vuotta. Säilytysaika perustuu rakennerahastoista osarahoitettavien kustannusten tukikelpoisuudesta annetun valtioneuvoston asetuksen (358/20145) 30 §:ään, jonka mukaan kirjanpitoaineisto ja muu hanketta koskeva aineisto on säilytettävä 10 vuotta rahoituspäätöksessä vahvistetusta hankkeen päättymispäivästä. Muut asiakkaasta tallennetut tiedot ja asiakkaan ohjauksen yhteydessä kerätyt tiedot hävitetään tietoturvallisesti viimeistään hankkeen päättyessä.

11. Hankkeen verkkosivujen tietosuoja

  • Verkkosivujen suojaus
      • Selaimen ja palvelimen välinen liikenne on salattu https-yhteydellä.
  • Evästeiden (cookies) käyttö
      • Käytämme sivustollamme evästeitä (cookies) sivuston käyttäjäkokemuksen parantamiseksi. Evästeet ovat pieniä, käyttäjän tietokoneelle lähetettäviä tekstitiedostoja, jotka mahdollistavat sivuton toimimisen oikein. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita.
      • Emme käytä evästeitä markkinointiin tai käyttäjätietojen keräämiseen.
      • Osa sivustolla käytettävistä evästeistä on ns. kolmannen osapuolen evästeitä (esim. YouTube, Thinglink ja sosiaalisen median jakopainikkeet). Jos sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua antaa hyväksyntäänsä kolmannen osapuolen voi evästeet kieltää sivuston evästeasetuksista. Myös useimmat internetselaimet mahdollistavat evästeiden rajaamisen selainasetusten kautta. On kuitenkin tärkeää ottaa huomioon, että mikäli evästeet eivät ole käytössä, eivät verkkosivut välttämättä toivo toivotulla tavalla, eivätkä esimerkiksi sivustolle upotetut videot toimi ilman evästeiden hyväksymistä.
  • H5P-sisällöt
      • VESKU-hankkeen verkkovalmennusmateriaalin tehtävät on pääosin toteutettu käyttämällä avoimen lähdekoodin H5P-työkaluja. H5P-tehtäviin tallennetut eivät tallennu sivustolle, eikä käyttäjän kirjaamia vastauksia tallenneta. Sivua päivitettäessä tehtävät nollautuvat.
  • Kolmannen osapuolen linkit
      • Hankkeen verkkosivusto sisältää linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivuille. Linkitetyt sivustot eivät ole VESKU -hankkeen hallinnassa, eikä hanke vastaa kolmansien osapuolten tuottamien sivustojen sisällöstä tai niiden sisältämistä linkeistä. Mikäli asiakas siirtyy VESKU -hankkeen verkkosivuilta linkitetylle verkkosivulle, tulee asiakkaan itse perehtyä kyseisen sivuston tietosuojaan, evästeisiin ja käyttöehtoihin.

12. Asiakkaan oikeudet

  • Tarkastusoikeus
      • Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Joissain tapauksissa tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tiedot antaa tietosuojavastaava tai hänen siihen nimeämä henkilö ja tiedot tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ja asiakkaan tulee kyetä osoittamaan henkilöllisyytensä luotettavalla tavalla.
  • Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
      • Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä asiakasrekisterissä oleva käyttötarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
      • Asiakkaalla on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun asiakas odottaa Silta-Valmennusyhdistyksen vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
      • Korjauspyyntö, käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö tai pyyntö poistaa tiedot tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterinpitäjälle. Asiakkaan tulee todistaa henkilöllisyytensä luotettavalla tavalla.
      • Mikäli asiakkaan vaatimus on oikeutettu, asiakasrekisteriin tehdään korjaukset ja mahdolliset toimenpiteet käsittelyn rajoittamiseksi.
      • Pyynnöt käsitellään aina tapauskohtaisesti.
  • Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
      • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa asiakkaan tulee ottaa yhteyttä Silta-Valmennusyhdistykseen postitse osoitteeseen:

Silta-Valmennusyhdistys ry / Marja Kervinen
Vehnämyllynkatu 4
33560 Tampere

Asiakasta voidaan tarvittaessa pyytää täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja asiakkaan henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.